Zur Vorbereitung der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen bietet die Stadt Dortmund Firmen jetzt auch die Möglichkeit an, ihre Rechnungen per E-Mail an die Stadtverwaltung zu senden.
Der digitale Rechnungseingang löst dabei nicht die postalische Zusendung von Rechnungen ab. Es handelt sich vielmehr um ein weiteres Angebot an die mit der Stadtverwaltung zusammenarbeitenden Firmen, das diese nutzen können, wenn sie die für die Nutzung festgelegten Voraussetzungen erfüllen.
Die digital eingehenden Rechnungen werden elektronisch verarbeitet. Daher sind für die Nutzung der elektronischen Rechnung von den Firmen bestimmte Voraussetzungen einzuhalten. Zunächst ist im Rahmen der Auftragsvergabe der digitale Rechnungseingang zu vereinbaren. Dann ist zu beachten, dass die digitale Rechnung ganz bestimmte Kriterien, z.B. hinsichtlich des Formates und der mitzuliefernden begründenden Unterlagen, erfüllen muss. Für die Zusendung der digitalen Rechnung hat die Stadt Dortmund eine zentrale Mailadresse angelegt, an die diese Rechnungen zu senden sind.
Die Einführung des digitalen Rechnungseingangs erfolgt in zwei Stufen. Die jetzt gestartete erste Stufe ermöglicht es, Rechnungen im pdf-Format automatisiert zu verarbeiten. Die elektronische Verarbeitung von komplexen Rechnungen, wie z.B. umfangreiche Baurechnungen mit vielen unterschiedlichen Anlagen, ist in dieser Stufe noch nicht möglich. In einer zweiten Stufe wird dann die Verarbeitung nach der Spezifikation xRechnung realisiert. Mit dieser zweiten Stufe wird dann die EU-Richtlinie RL2014/55/EU durch die Stadt Dortmund erfüllt, mit der sich öffentliche Auftraggeber zur Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen gemäß Europäischer Norm verpflichten. Die Umsetzung ist für die Länder und Kommunen bis spätestens dem 18. April 2020 zu realisieren.
Verfahren digitaler Rechnungseingang bei der Stadt Dortmund [pdf, 6 kB]
Quelle: Stadt Dortmund
