Neustrukturierung „Digitale Verwaltung – Arbeiten 4.0“ soll Startschuss für Digitalisierungs- und Organisations-Projekte sein
Mit der Neustrukturierung „Digitale Verwaltung – Arbeiten 4.0“ soll der Startschuss für eine Vielzahl von Digitalisierungs- und Organisations-Projekten fallen. Sie sollen die Beschäftigten der Stadtverwaltung unterstützen und die Arbeitsprozesse effektiver machen.
Der Rat der Stadt Dortmund beauftragte am 7. Juli 2016 die Verwaltung, den Masterplan „Digitales Dortmund“ im Dialog mit Bürgerinnen und Bürgern, Zivilgesellschaft, Wissenschaft und Wirtschaft zu erarbeiten. Damit wurde das Ziel verbunden, Antworten auf die Frage zu finden, wie im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung mit dem Veränderungsprozess an der Schnittstelle von Verwaltung und Stadtgesellschaft erfolgreich umgegangen und zeitgleich eine Positionierung von Dortmund als führende Digitale Stadt erreicht werden kann. Mit dem Masterplan „Digitales Dortmund“ sollte eine entsprechende Strategie erarbeitet werden. Er sollte eine Vision und konkrete Ziele mit entsprechenden Umsetzungsstrategien beinhalten.
Chief Innovation Office vernetzt alle Masterpläne
Mit der Bildung des Personal- und Organisationdezernates und dem Übergang des Masterplans „Digitale Stadtverwaltung“ in das Dezernat 8 hat ein Arbeitsprozess begonnen, in dem die bisherigen Ergebnisse und Entwicklungen einer umfassenden Auswertung unterzogen wurden. So werden die Strukturen des neuen Masterplans „smarter“ aufgestellt. Die vernetzende Funktion zwischen allen Masterplänen und dem übergeordneten Projekt Smart City übernimmt nun seit 1. Juni 2018 das CIO (Chief Innovation Office). Dabei wird der fortgeschriebene Masterplan den Arbeitsplatz der Zukunft in der Stadtverwaltung in den Fokus nehmen (Arbeiten 4.0 in der Verwaltung).
Beteiligungskultur mit Personalvertretung und Beschäftigten
Der neue Masterplan setzt auf eine starke Beteiligungskultur mit der Personalvertretung und den Beschäftigten selbst. Dazu sollen neue Kommunikationsformen entwickelt werden, Beschäftigte aktiv im Rahmen von Lern- und Experimentierformen eingebunden werden und eine doppelseitige Kommunikation nicht nur aus dem Masterplan in die Belegschaft sondern auch umgekehrt sicher gestellt werden. Insbesondere der enge Austausch mit der Wissenschaft ist vorgesehen.
Verwaltungsprozesse durch Ausbau von Informationstechnik unterstützen
Mit der Neustrukturierung „Digitale Verwaltung – Arbeiten 4.0“ soll der Startschuss für eine Vielzahl von Digitalisierungs- und Organisations-Projekten fallen. Die Projekte werden sukzessive flächendeckend in der Verwaltung initiiert. Sie unterstützen dabei den Arbeitsplatz der Zukunft und sind darauf ausgerichtet, Verwaltungsprozesse durch die Einführung bzw. den Ausbau von Informations- und Kommunikationstechnik zu unterstützen, mobiles Arbeiten zu ermöglichen und die Themen Vernetzung, Datenschutz/-sicherheit sowie IT-Architektur zu stärken. Auch neue Formen von Arbeitszeitmodellen sind mit einzubeziehen, Fördermöglichkeiten sind zu untersuchen.
Umsetzung des E-Government-Gesetzes
Die Umsetzung des E-Government-Gesetzes (EGovG) NRW wird Einfluss auf die Neuausrichtung des Masterplans nehmen. So sollen z.B. die Behörden des Landes spätestens ab dem 1. Januar 2022 ihre Akten elektronisch führen (E-Akte). Hierbei ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden. Im Masterplan sind dazu Konzepte zu entwickeln, die die verwaltungsweite Einführung der E-Akte ermöglichen.
Stadtrat Christian Uhr stellt fest: „Digitalisierung soll unsere Beschäftigten unterstützen und die Arbeitsprozesse effektiver machen. Der Masterplan ist ein Baustein auf dem Weg der Verwaltung hin zum Arbeitsplatz der Zukunft, welcher den Menschen in den Mittelpunkt stellt. Die Digitalisierung kann helfen, dem rasanten demographischen Wandel in der Verwaltung in den nächsten zehn Jahren zu begegnen.“
Quelle: Stadt Dortmund
