Die rund 600 Beschäftigten des Tiefbauamtes bauen, betreiben und pflegen u.a. Straßen, Brücken, Ampeln und Bäume. Dafür braucht es Werkzeug und Material – und das wird nun digital erfasst. Denn das Tiefbauamt nutzt nun ein neues Lagerverwaltungssystem. Von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung laufen die Prozesse digital.
Bei einem Ortstermin auf dem Betriebshof am Sunderweg stellte Tiefbauamtsleiterin Sylvia Uehlendahl das neue, digitale Lagerverwaltungssystem vor. Unter anderem machten sich Baudezernent Arnulf Rybicki und Personaldezernent Christian Uhr, zu dessen Ressort auch das Dortmunder Systemhaus gehört, ein Bild von den Neuerungen.
Lange Zeit befanden sich die Betriebshöfe des Tiefbauamts zuvor an drei verschiedenen Standorten im Norden, Süden und Westen Dortmunds, bis der Rat der Stadt Dortmund in seiner Sitzung vom 19. Februar 2015 die grundsätzliche Neustrukturierung der Betriebshöfe beauftragt hatte. Ziel war unter anderem, neue Standorte zu finden und dabei Synergieeffekte mit der EDG zu nutzen. Aus Sicht des Tiefbauamtes war eine moderne Lagertechnik zwingend Teil der Neustrukturierung und an die Einführung eines neuen Lagerverwaltungssystems gekoppelt.
Einfach zu bedienende Software
„In unseren Betriebshöfen ist von Schraube, über Handschuh bis zum Schild alles vorhanden, das gilt es komplett zu erfassen und im Blick zu behalten“, erklärt Sylvia Uehlendahl, Leiterin des Tiefbauamts. Die Herausforderung war es, dass eine neue Software mit der IT-Infrastruktur und den komplexen Prozessen des Rechnungswesens der Stadt Dortmund kompatibel sein musste. Gleichzeitig sollte den Mitarbeiter*innen auf den neuen Betriebshöfen eine einfach zu bedienende Software zur Verfügung gestellt werden, bestenfalls als mobile Lösung nutzbar, damit sie kompakt und drahtlos in den Lagern eingesetzt werden kann.
Die Entscheidung fiel auf die Einführung der Software SAP-MM (Materialwirtschaft), wodurch das bestehende SAP-System beim Tiefbauamt erweitert werden konnte. Einführung sowie die technischen Projektleitung übernahm das Dortmunder Systemhaus. Das Tiefbauamt hingegen war für die organisatorische Projektleitung zuständig.
„Mustergültiges Beispiel für Digitalisierung in der Stadtverwaltung“
Die Softwareeinführung wurde im Wesentlichen mit eigenen Beschäftigten umgesetzt. Es sind lediglich geringe Kosten für Hardware und externe Beratungsleistungen entstanden. Durch die Einführung des SAP-MM ist ein vollkommen elektronischer Prozess entstanden. Alle Artikel im Lager sind als Materialstämme abgebildet und mit Bestandsmenge und -wert im System einzusehen. Bei der Bedarfsermittlung wird der Lagerist ebenfalls elektronisch unterstützt, da das System anhand des Restbestandes erkennt, ob eine Bestellung für das Material ausgelöst werden muss.
„Wir haben es geschafft, von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung komplett digital zu arbeiten“, so Uehlendahl. Alle benötigten Artikel werden in einer Dispositionsliste pro Lager dargestellt. Diese überführt der Disponent in eine elektronische Bestellung, welche anschließend zur Verwaltung übertragen wird. „Für mich ist das neue System ein mustergültiges Beispiel für Digitalisierung in der Stadtverwaltung. Mit diesem System und all den übrigen Arbeitsmitteln zählen die Betriebshöfe zu den modernsten Arbeitsplätzen der Stadt“, berichtet Christian Uhr, Personal- und Organisationsdezernent: „Zudem gibt es auf den Betriebshöfen keine marode Dienstfahrzeuge oder alte Arbeitsgeräte mehr.“
Austausch zwischen Tiefbauamt und Dortmunder Systemhaus
Trotz schwieriger Bedingungen durch zeitgleichen Umzug der Mitarbeiter*innen im Tiefbauamt mit entsprechendem Zeitdruck, konnte das Projekt erfolgreich beendet werden. Während der Einführungsphase wurden die Beschäftigten permanent einbezogen und durch das Dortmunder Systemhaus geschult. Auch nach Produktivstart wird das System ständig den Anforderungen angepasst. Hierzu gibt es einen monatlichen Austausch zwischen Tiefbauamt und Dortmunder Systemhaus. „Das neue Lagerverwaltungssystem ist ein Beispiel dafür, wie modernes Arbeiten funktioniert. Es ein Erfolg geworden, weil wir von Anfang an alle Mitarbeiter*innen einbezogen haben“, erklärt Jörg Zilian, Leiter des Dortmunder Systemhaus.
Für viele Beteiligte hat das Projekt gravierende Änderungen im Berufsalltag mit sich gebracht. Dennoch war es zu jeder Zeit von hoher Motivation, hohem Interesse und entsprechender konstruktiver Mitarbeit aller Beteiligten gekennzeichnet. Die sehr gute Zusammenarbeit zwischen dem Dortmunder Systemhaus und dem Tiefbauamt war beispielhaft, entsprechend groß ist die Motivation für die Durchführung weiterer gemeinsamer Projekte.
Hintergrund
Übergeordnetes Ziel war, die Digitalisierung bisher analoger Prozesse gemeinsam mit den Beschäftigten im Lager, auf den Betriebshöfen und in der Verwaltung abzustimmen und zu realisieren. Zusätzlich sollte der Beschaffungsprozess optimiert werden, sowie eine maximale Sicherheit durch Mehraugenprinzip und Berechtigungskonzept gewährleistet werden. Begonnen wurde das Projekt im Mai 2016, die praktische Umsetzung erfolgte parallel mit dem Umzug auf die neuen Betriebshöfe Sunderweg und Alte Straße am 1. Januar 2019.
Die rund 600 Beschäftigten des Tiefbauamtes bauen, betreiben und pflegen rund 1.780 km Straßen, 275 Brücken, 150.000 Bäume, 800 Hektar Grünanlagen sowie über 50.000 Leuchtstellen und 650 Ampeln im Dortmunder Stadtgebiet. Hinzu kommt die Planung der technischen Infrastruktur, also von Straßen, Brücken und ÖPNV-Anlagen. Mit einem jährlichen Umsatz von rund 400.000 Euro werden darüber hinaus Baustoffe Werkzeuge, Maschinen und Geräte bewirtschaftet. Das Anlagevermögen für Fahrzeuge beläuft sich auf etwa 2,2 Millionen Euro und für Maschinen und Geräte auf rund 550.000 Euro.
Für die Instandhaltung und Pflege braucht es viel Material, das nun digital erfasst ist.
Quelle: Stadt Dortmund
